みなさんこんにちは！WESEEK 戦略企画室の太田です。
今年の3月、WESEEKは東京都の事業継続緊急対策(テレワーク)助成金を支給していただくことができました！
(こちらの助成金の募集は既に終了しています。)
助成金の申請は昨年の春行ったのですが、助成金の支給や立ち入り調査なども含めると、なんと丸一年助成金のことを考える日々が続きました。
少し仕事が落ち着いたので、今回のブログではWESEEKがテレワーク助成金を申請してからのことを振り返ってみようかなと思います。
※この記事に書かれている情報は、あくまでも私たちの体験に基づくものになります。
現在募集中の助成金に関する正確な情報は、各助成金の公式サイトなどをご確認ください。
2020年4～5月
助成金申請 -5日間の戦い-
WESEEKとテレワーク助成金との出会いは、まだ世間が「緊急事態宣言」という言葉に慣れていない2020年の4月末でした。
当時の助成金申請締め切りは5月12日。(最終的には延長されて秋ごろになりました)
そんな中、私たちが「テレワーク助成金を申請しよう」と決定して動き出したのは4月30日だったのです。
昨年のカレンダー
意外と締切まで時間がある…かと思いきや、5月はじめのゴールデンなウイークの影響もあり、締切まで実質作業できるのはなんと5営業日しかありませんでした。
当時、テレワーク中の自宅でこの決定を聞いた私は「わかりました、やります」とできる女を装いクールに答えつつ、内心「本当に間に合うのか…？」と途方に暮れていたことを覚えています。
「間に合うか間に合わないかじゃなくてとにかくやるしかねえ！」と、その日のうちに気合で募集要項を読み込み、申請に必要な書類は何なのかを理解するところからのスタートでした。
用意すべき書類がとても多かったのである
最初は用意する書類の多さに絶望していた私ですが、社員の皆さんのご協力もあって締切の1日前に書類を提出することができました！奇跡！
なぜこの奇跡が起きたのか？それは、WESEEKが開発するナレッジベースGROWIが大活躍をしてくれたおかげでした。
(ここからしばしの宣伝タイム)
GROWI大活躍
GROWIとは、Markdown記法でページを記述できるオープンソースのWikiシステムです。
HackMDによる同時多人数編集など、テレワークにぴったりな機能も備えております。
助成金の準備も、複数人で一つのページを編集できたことで、必要な情報が一つのページにまとまり効率よく準備をすることができました。
GROWIの機能の中でも私が今回一番便利だなと思ったのは、draw.ioと連携して作図ができること。
※実際に提出した構成図を多少修正して掲載しております
申請時、テレワーク環境の構成図を提出する必要があったのですが、GROWI上のdraw.ioで作図していただいたおかげで他の情報と同じページで確認することができとてもスムーズでした！
GROWIのdraw.io連携機能の使い方はこちらからご確認いただけます。
2020年7月
へんじがない…
どうにかこうにか申請書類を出してから2か月。申請団体の多さからか、我々の元に審査結果の通知はまだ来ていませんでした。
電話をかけてもなかなか繋がらず、もしかして締切に間に合わなかったのか…？と悶々とする日々。
そんな中、7月中旬になって都税に関する提出書類が間違っているというメールが届き、審査が遅れているのは太田のミスによるものだと判明。ぎゃーーー！！！
関係各所に懺悔しながら、私は急いで都税事務所に走ったのでした。
助成確定通知！
不備があった書類を提出しなおしてから数週間後、ついに助成確定通知が届きました！
私のヘマのせいで助成されなかったらどうしようと毎日お腹が痛かったので、ポストに東京しごと財団からの封筒が入っていた時は安心して泣きそうになりました。
しかし、今回来たのはあくまでも「助成が確定されました」という通知のみ。
実際に助成金を受け取るまでにはまだまだ長い道のりが待っていたのです…。
2020年8月～10月
機器を購入しよう
テレワーク助成金は、テレワーク環境を構築するにあたって必要な10万円以下の機器やソフトを購入する代金を補助しますよというもの。
私たちも助成の確定通知が届いたその日から、早速申請が通った機器の購入をスタートしました。
ちなみに、助成金を実際に受給するには購入したものを報告する実績報告を行う必要があります。
その際、実際に機器を購入したかという確認のために、購入したもののシリアルナンバーを全て控えておく必要がありました。
私たちはテレワークでも快適にテレビ会議が行えるようにと、人数分(34台)のマイクスピーカーを購入していたのですが、同じ機器を購入していたからと言ってシリアルナンバーは人数分転記しないといけないわけです。
さーてどうしよう。
実際の画面
実はここでもGROWIが大活躍！
一体何日かかるんだろうと思っていたシリアルナンバーの転記ですが、シリアルナンバーを撮影した写真を掲載→番号を転記→使用者を記録とGROWI上で複数人での分業ができたおかげで素早く終了。
シリアルナンバーも転記できてるし、提出期限はかなり先まで伸びたし、実績報告に向けてゆっくり準備できるぞー！安心だ！と当時は思っていたのでした。
2021年2月
実績報告を提出する時が来た
さて、時は流れながれて今年の2月。
「夏休みの宿題は最終日にやるものだ！(早く効果を得るべき仕事と先延ばしにしても問題ない仕事はきちんと分けるものだ)」
という代表の武井からのインプットもあり、実績報告は締切である2月ギリギリに行う事になっていました。
(因みに小学生時代の武井少年は夏休みの宿題を終えないまま新学期を迎えるタイプだったらしいです。よいこはマネしないでね。)
「夏休みの宿題は最終日にやるものだ！(早く効果を得るべき仕事と先延ばしにしても問題ない仕事はきちんと分けるものだ)」
という代表の武井からのインプットもあり、実績報告は締切である2月ギリギリに行う事になっていました。
(因みに小学生時代の武井少年は夏休みの宿題を終えないまま新学期を迎えるタイプだったらしいです。よいこはマネしないでね。)
私は「ぎりぎりに提出して書類に不備があったらどうしよう、助成金が振り込まれなかったらどうしよう。」とまた眠れない毎日を過ごしておりました。
ずっと待ってた助成額決定通知書
実績報告の書類を送ってから数週間後、無事に助成額の決定通知書が届き、助成金が振り込まれました！
実際に助成金が振り込まれていたのを確認したときは、正直自分の卒業論文を書き終わった時以上の達成感に包まれて、「助成金のことを考える日々もこれでおしまいか…。」とちょっと感慨に浸っていました。
ですが、WESEEKとテレワーク助成金の日々はこれでおしまいではなかったのです。
2021年5月
ドキドキの立ち入り調査
助成金申請からちょうど1年が経った5月。助成金を支給してくださった東京しごと財団の立ち入り検査が入ることになりました。
立ち入り調査なんて初めての経験だった私は、またまた眠れない夜を過ごすことに。
当日は緊張しすぎて、家にあるぬいぐるみに一生の別れを告げて家を出てきました。なんでだ。
立ち入り調査は特に問題なく終了。
財団の方の話を聞くことで「助成金受給できた！おしまい！」ではなく、助成を受けて購入した機器は今後も適切に管理していかければいけない、と改めて理解する良い機会となりました。
特に今回の場合は、助成を受けて購入した機器を勝手に廃棄するのはダメとのことでした。
廃棄が必要な場合には、事前に東京しごと財団の許可が必要だそうです。みなさんも気を付けてください！
(詳しくは東京しごと財団のホームページをご確認ください。)
まとめ
ということで、テレワーク助成金の申請～支給決定～実績報告～受給額確定～立ち入り調査というこの一年を振り返ってみました。
「なんと丸一年助成金のことを考える日々が続きました。」…と冒頭では書きましたが、実際は今後もずっと、助成を受けた機器が使えなくなるまでテレワーク助成金のことを考え続けないといけないのです。
助成金のことを考え続けるうえで、GROWIに残った今回の申請の記録はきっと大いに役立つことでしょう。
助成金の申請にも、そして何よりテレワークにも便利なGROWI。みなさんもぜひ使ってみてください！